Problemstellung
KW Pro hat sich zum Ziel gesetzt, die Produktivität von Wissensarbeitern zu steigern. In der Startphase konzentrieren wir uns auf die Lösung von Problemen beim Einsatz von Bürosoftware.
Produktivität von Wissensarbeitern
Wissen und Informationen sind heute das zentrale Objekt wirtschaftlicher Prozesse. Die Erzeugung und die Verteilung von Wissen hat eine vorrangige Bedeutung in der Wertschöpfung. Dies wird nicht zuletzt dadurch deutlich, dass heute bereits über 50% aller Erwerbstätigen den Informationsberufen zugeordnet werden. Wissensarbeiter ("Knowledge Worker") sind Personen, deren Arbeitsschwerpunkt auf geistigen Tätigkeiten liegt. Sie sind mit der Beschaffung und Verarbeitung von Daten befasst, die durch kontextabhängige Interpretation zu Informationen und durch Verknüpfung mit vorhandenem Wissen zu neuem Wissen werden.
- Abbildung 1
Eine Steigerung der Produktivität von Wissensarbeitern kann nicht mit denselben Mitteln erreicht werden wie in der frühen industriellen Produktion. In dieser ging es hauptsächlich darum, Lösungen für Massenprodukte und standardisierbare Prozesse zu entwickeln, d.h. das Verhältnis zwischen Output und Input zu erhöhen. Maßnahmen zur Steigerung der Produktivität von Wissensarbeitern müssen daher darauf angelegt sein, die allgemeine Leistungsfähigkeit zu verbessern, d.h. Effektivität, Effizienz, Qualität, Mitarbeiterzufriedenheit und Innovativität.
Probleme beim Einsatz von Bürosoftware
Eine der bedeutendsten Initiativen zur Steigerung der Produktivität von Wissensarbeitern war die Einführung von Bürosoftware. Dazu zählen üblicherweise Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations-, Präsentations- und Datenbankprogramme. Das Microsoft® Office Paket verfügt in diesem Segment über einen Marktanteil von mehr als 95%.
- Abbildung 2
Dass die Implementierung von Bürosoftware nur zum Teil als erfolgreich bezeichnet werden kann, hat vor allem drei Gründe:
- Wissensarbeiter verfügen über unzureichende Kenntnisse in der
Anwendung von Bürosoftware.
Die große Mehrheit der Anwender von Bürosoftware verfügt nur über geringe Kenntnisse der vorhandenen Funktionalität; dies trifft vor allem auf die Excel® Tabellenkalkulation zu. Am häufigsten werden Funktionen verwendet, die direkt ausgewählt werden können, z.B. die Summenfunktion über das entsprechende Symbol in der Werkzeugleiste. Am wenigsten werden dagegen die Funktionen genutzt, die als "schwierig" eingeschätzt werden bzw. einer gewissen Vorbereitung bedürfen (z.B. Pivot-Tabellen) - also genau die Komponenten der Software, die den höchsten Produktivitätsgewinn versprechen.
In dieser Situation erhalten Wissensarbeiter häufig keine angemessene Unterstützung. Direkte professionelle Hilfe, z.B. durch Help Desks, existiert oft nicht - oder nicht mehr. Typische Fortbildungsmaßnahmen, in der Regel in der Form von Schulungen, sind weitestgehend ineffektiv:- Seminare finden zu einem zuvor festgelegten Zeitpunkt statt; nicht dann, wenn das Problem auftritt.
- Seminarinhalte sind nicht auf individuelle Bedürfnisse zugeschnitten und daher häufig redundant bzw. nicht relevant.
- Übungen sind zu allgemein und orientieren sich nicht an realen Problemstellungen.
- Unterschiedliche Lernstile und -geschwindigkeiten können nicht berücksichtigt werden.
- Neu erworbenes Wissen wird leicht vergessen, da häufig zu viel Zeit zwischen Schulung und Anwendung am Arbeitsplatz vergeht.
- Wissensarbeiter verbringen viel Zeit mit der Anwendung
von Bürosoftware, obwohl diese Tätigkeit nicht zur eigentlichen Kernaufgabe gehört.
Im Zuge von Rationalisierungsmaßnahmen wurde die Anzahl der Mitarbeiter in Unternehmen, zu deren Kernaufgabe das Erstellen von Dokumenten, Tabellen oder Präsentationen mit den Microsoft® Office Programmen gehört, in den letzten Jahren stetig reduziert. Hinzu kommt, dass der Bedarf nach Informationen weiter steigt und die Anforderungen zunehmend komplexer werden. In der Folge müssen diese Aufgaben deshalb häufig von höher bzw. anders qualifizierten Mitarbeitern übernommen werden, die in der Regel weder über das erforderliche Know-how noch über die notwendige Zeit verfügen. Da sich diese Wissensarbeiter nicht mehr in gleichem Maße ihrer Kernaufgabe widmen können, sinkt ihre Effektivität - und damit auch ihre Produktivität - erheblich. - Wissensarbeiter verfügen über unzureichende Kenntnisse in der systematischen
Erzeugung von Wissen.
Viele Wissensarbeiter verfügen nicht über die notwendige Ausbildung einer systematischen Vorgehensweise bei der Erzeugung von Wissen (vgl. Abbildung 1):- Eine klare Zielsetzung fehlt häufig.
- Es bestehen Schwächen in der Transformation von
Informationen in Wissen:
- Vorhandene Informationen werden oft nicht in einen Zusammenhang gesetzt (z.B. mit relevanten Benchmarks verglichen).
- Es werden keine ausreichenden Handlungsalternativen entwickelt.
- Die Menge der Informationen wird nicht auf ein verständliches Maß reduziert.
- Es fehlt die Erfahrung, das erarbeitete Wissen effektiv zu strukturieren und zu kommunizieren - der wahrscheinlich wichtigste Schritt.